Wstęp
Wszelkie odniesienia w niniejszej Polityce Prywatności do słów "SYSINFO", "nasz", "naszych" lub "nas" oznaczają SYSINFO Sławomir Babiński. Niniejsza Polityka prywatności dotyczy wszelkich Danych osobowych przetwarzanych przez SYSINFO w związku z jego działalnością biznesową. Dane osobowe zbierane przez SYSINFO są kontrolowane przez SYSINFO Sławomir Babiński. Szczegółowe dane firmy można znaleźć pod adresem https://sysinfo.pl/o-nas/.
Termin Dane osobowe używany w tej polityce obejmuje wszelkie informacje, które pomagają nam w identyfikowaniu, weryfikowaniu lub lokalizowaniu osoby, w tym m.in. jej imię, nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, identyfikator internetowy, data urodzenia, numer konta bankowego i inne dane finansowe, numer paszportu lub dowodu osobistego.
Zarządzający SYSINFO są świadomi odpowiedzialności za ochronę danych osobowych, dlatego niniejsza Polityka prywatności reguluje następujące kwestie:
- Kiedy i w jakim celu zbieramy Dane osobowe?
- Jakiego rodzaju Dane osobowe zbieramy?
- W jaki sposób zbieramy i korzystamy z Danych osobowych?
- Przez jaki czas przechowujemy Dane osobowe?
- Komu udostępniamy zebrane Dane osobowe?
- Jak chronimy Dane osobowe?
- Jakie są prawa osób, których dotyczą Dane osobowe?
Kiedy i w jakim celu zbieramy dane osobowe?
SYSINFO może zbierać informacje o osobie, gdy ta podejmuje interakcję z nami, taką jak (między innymi):
- Podpisanie umowy, bycie pracownikiem, zamawianie w związku z tym produktów lub usług SYSINFO, nawiązywanie kontaktu celem obsługi klienta, udzielenia wsparcia dotyczącego produktu lub systemów dostarczanych przez SYSINFO.
- Komunikacja z nami za pomocą poczty e-mail, telefonu, faksu lub w inny sposób.
- Udział w promocji SYSINFO, co obejmuje między innymi skorzystanie z rabatu, udział w konkursach, itp.
- Składanie zapytania w celu otrzymania informacji o naszych usługach.
- Bezpośrednie spotykanie lub przekazywanie swojej wizytówki podczas targów, prezentacji, wydarzenia lub konferencji, szkolenia, seminarium technologicznego lub innej imprezy.
Jakiego rodzaju dane osobowe zbieramy?
W wypadku naszych Klientów zbieramy informacje identyfikujące personalnie takie jak: imię, nazwisko, kontaktowy numer telefonu, adres e-mail, nazwa i adres firmy, stanowisko.
W wypadku działalności gospodarczej zbieramy dodatkowo informacje identyfikujące dane działalność gospodarczą takie jak: nazwę, pod jaką działalność gospodarcza jest prowadzona, jej adres, numer identyfikacji podatkowej (NIP), numer REGON.
W celu udzielenie kredytu kupieckiego możemy także zbierać dane pozwalające zweryfikować zdolność kredytową oraz zapewniające odpowiednie zabezpieczenie, w szczególności kopie deklaracji lub zeznań podatkowych, weksle itp.
W wypadku osób składających reklamacje zbieramy informacje pozwalające na kontakt z daną osobą, potwierdzenie gwarancji/rękojmi oraz dane pozwalające na odesłanie towaru. W szczególności są to dane takie jak: imię, nazwisko, kontaktowy numer telefonu, adres e-mail, nazwa i adres firmy, stanowisko, dowód zakupu.
W wypadku konkursów, od osób otrzymujących nagrody, możemy zbierać dodatkowo – w zależności od konieczności – numer PESEL, numery dokumentów (np. numer paszportu w celu wyjazdu), numer dowodu osobistego, dane pozwalające zapewnić rozliczenie podatkowe (wystawienie) lub – w razie konieczności – także inne dane.
W jaki sposób zbieramy i korzystamy z danych osobowych?
Rejestracja Klienta
W przypadku rejestracji klienta stosujemy proces rejestracji wymagający wprowadzenia imienia i nazwiska, danych firmy, danych rozliczeniowych (może to obejmować adres fizyczny, nazwę miejscowości, numer telefonu, adres e-mail, numer rachunku bankowego lub inne Dane osobowe). Używamy tych informacji do realizacji umowy w celu rozliczenia zakupów, realizacji dostaw, obsługi reklamacji, udostępniania producentom informacji dotyczących sprzedaży ich produktów (np. niezbędne do weryfikacji poziomów upustów oraz raportowania sprzedaży), podejmowania wspólnych działań wspierających sprzedaż oraz – jeśli posiadamy zgodę – do marketingu bezpośredniego.
Rejestracja pracownika Klienta
W ramach rejestracji klienci mają możliwość wprowadzenia danych swoich pracowników, którzy mogą kontaktować się z SYSINFO w ich imieniu. Możemy wówczas poprosić o wprowadzenie imienia i nazwiska, stanowiska, adresu e-mail, numeru telefonu, określenie roli w systemie. Używamy tych informacji do realizacji umowy w celu rozliczenia zakupów, realizacji dostaw, obsługi reklamacji, udostępniania producentom informacji dotyczących sprzedaży ich produktów (np. niezbędne do weryfikacji poziomów upustów oraz raportowania sprzedaży), podejmowania wspólnych działań wspierających sprzedaż oraz – jeśli posiadamy zgodę – do marketingu bezpośredniego.
Marketing bezpośredni
W przypadku podmiotów i osób, które wyraziły na to zgodę prowadzimy marketing bezpośredni. Przesyłamy treści o charakterze marketingowym i promocyjnym dotyczące produktów oferowanych przez SYSINFO i partnerów. W szczególności są to oferty handlowe i informacje na temat organizowanych akcji promocyjnych oraz wydarzeń.
Profilowanie Klientów
W przypadku komunikacji marketingowej via systemy dostarczane przez SYSINFO (np. System Obsługi Serwisowej https://ticket.sysinfo.pl) czy email Marketing, informującej o promocjach, eventach, webinariach, sprzedażach premiowych czy konkursach, analizujemy takie dane jak historia zakupów, historia logowań i opracowujemy na ich podstawie prognozy dotyczące przyszłych preferencji i przyszłych zachowań klientów. Dzięki temu określamy którą treścią marketingową klienci mogą być najbardziej zainteresowani.
Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami
Dane są przetwarzane aż do momentu przedawnienia się roszczeń. W szczególności – ale nie tylko – dotyczy to sytuacji Klientów posiadanych kredyt kupiecki.
Tworzenie wewnętrznych zestawień, analiz i statystyk
Na nasze wewnętrzne potrzeby opracowujemy zestawienia, analizy i statystyki. Opracowania te są wykonywane między innymi w związku z oceną i planowaniem: portfolio, jakości i odpowiedniości obsługi, usług, oferty produktowej, rozwoju naszych systemów, itp.
Dane punktów dostaw
Informacji kontaktowych użytkowników końcowych używamy w celu obsługi dostaw towarów, gdzie punktem dostaw jest adres użytkownika końcowego, a nie adres siedziby klienta. Dane osobowe użytkownika końcowego mogą zostać ujawnione naszym podwykonawcom (firmom spedycyjnym) biorącym udział w procesie dostawy zamówień.
Dane niezbędne do realizacji zamówień na produkty niematerialne
Danych użytkowników końcowych używamy także w celu obsługi realizacji zamówień na produkty niematerialne (licencje, subskrypcje, elektroniczne rozszerzenia gwarancji tzw. service‑pack lub care‑pack). Dane osobowe użytkownika końcowego mogą zostać ujawnione firmom, które dostarczają tych produktów, lub w imieniu których SYSINFO działa.
Obsługa reklamacji
W związku z obsługą reklamacji przetwarzamy dane klientów oraz użytkowników końcowych. Dane osobowe użytkownika końcowego mogą zostać ujawnione naszym podwykonawcom lub partnerom (firmom naprawiającym i/lub producentom) biorącym udział w procesie obsługi reklamacji i napraw.
Korespondencja
W przypadku kontaktowania się z nami w celu przedstawienia opinii, komentarzy lub z innego powodu możemy zachowywać zapisy takiej korespondencji i zbierać Dane osobowe w uzasadnionym celu przetwarzania zapytań, odpowiadania na prośby i polepszania naszych usług.
Dostawcy, podwykonawcy i współpracownicy
W związku z szeroką współpracą z różnymi podmiotami przetwarzamy Dane osobowe osób kontaktowych. Dzieje się to w uzasadnionym celu zapewnienia sprawnej współpracy i dotyczy w szczególności takich organizacji jak: (1) spedytorzy, (2) dostawcy, (3) producenci, (4) instytucje finansowe, (5) udziałowcy, (6) dziennikarze, (7) analitycy, (8) organa administracji, (9) podwykonawcy IT, (10) firmy realizujące naprawy sprzętu, (11) firmy organizujące imprezy okolicznościowe, akcje promocyjne i marketingowe i (12) inni podwykonawcy.
Sprawy pracownicze
W związku z rekrutacjami przetwarzamy dane kandydatów do pracy.
W związku z (1) zatrudnieniem na umowę o pracę lub innej formie zatrudnienia, (2) ubezpieczeniami oraz (3) obsługą benefitów pracowniczych przetwarzamy Dane osobowe naszych pracowników oraz członków ich rodzin.
Przez jaki czas przechowujemy dane osobowe?
Zachowujemy Dane osobowe osoby, której dane dotyczą tylko tak długo, jak to jest konieczne do realizacji celów, w jakich je zbieramy, w tym w celu spełnienia wymagań prawnych, księgowych lub sprawozdawczych.
W celu określenia odpowiedniego okresu przechowywania Danych osobowych uwzględniamy ilość, charakter i wrażliwość Danych osobowych, potencjalne ryzyko szkody wynikającej z ich nieupoważnionego używania lub ujawnienia, cele dla których przetwarzamy Dane osobowe, a także, czy możemy osiągnąć te cele za pomocą innych środków, jak i obowiązujące wymagania prawne. W niektórych sytuacjach osoba, której dane dotyczą może poprosić nas o usunięcie jej Danych osobowych. Dalsze informacje na ten temat znajdują się w sekcji „Prawa osoby, której dane dotyczą” poniżej.
W jaki sposób udostępniamy dane osobowe?
Wiadomości ogólne
Dane osobowe są zbierane przez nas w określonym celu i są rejestrowane oraz używane wyłącznie w takim celu, chyba że osoba, której dane dotyczą zezwoli na ich wykorzystanie w innym celu.
Nasze podmioty zależne
W zależności od obowiązujących przepisów o ochronie danych, możemy udostępniać Dane osobowe podmiotom przez nas kontrolowanym. Podmioty te mogą używać Danych osobowych tylko zgodnie z niniejszą Polityką prywatności i tylko do określonych celów.
Nasi usługodawcy i partnerzy strategiczni
Możemy ujawniać dane osobowe określonym firmom, które świadczą usługi dla SYSINFO. Na przykład dane firm mogą zostać udostępnione podmiotom zajmującym się ubezpieczeniami transakcji, dane związane ze sprzedażą i terminowością płatności mogą zostać udostępnione podmiotom zajmującym się analizami rynku, dane związane z odzyskiwaniem należności mogą zostać udostępnione podmiotom zajmującymi się takimi zagadnieniami. Wybranym kluczowym producentom raportujemy wielkość sprzedaży do poszczególnych punktów sprzedaży. W przypadku dostaw produktów przekażemy firmom spedycyjnym informacje obejmujące imię i nazwisko zamawiającego oraz jego adres. Tacy zewnętrzni usługodawcy i partnerzy uzyskają dostęp do Danych osobowych koniecznych do wykonywania zleconych działań, nie mają oni jednak prawa do wykorzystywania danych w innym celu.
Możemy również ujawniać Dane osobowe innym firmom, tak aby dostarczyć osobie, której dane dotyczą informacji o ofercie SYSINFO (produktach i usługach), które mogą ją interesować, ale tylko wtedy, gdy wyrazi na to zgodę, zaznaczając odpowiednie pole w systemach SYSINFO.
Egzekwowanie postanowień
Możemy ujawniać Dane osobowe lub w inny sposób używać takich informacji w zakresie, w jakim takie ujawnienie lub użycie może być wymagane i w zakresie niezbędnym do spełnienia wymagań prawnych SYSINFO i do ochrony uzasadnionych interesów prawnych i biznesowych SYSINFO, jak i jej praw, dóbr i pracowników.
Możemy również ujawnić Dane osobowe w odpowiedzi na zasadne żądania władz publicznych, w tym w celu odpowiedzi na uprawnione zapytania organów ścigania lub administracji publicznej, albo innych stosownych stron trzecich w związku z postępowaniami dotyczącymi oszustw, naruszenia praw własności intelektualnej lub innymi podejrzewanymi nielegalnymi działaniami albo w związku z wymaganiami obowiązującego prawa lub gdy to uzasadnienie jest niezbędne.
Jak chronimy dane osobowe?
Informacje zbierane od osób, których dane dotyczą są przetwarzane w systemach znajdujących się w SYSINFO lub też u podmiotów, które mają swoją siedzibę na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W przypadku danych jednoosobowych działalności gospodarczych, mogą one być wysyłane poza obszar UE (raportowanie sprzedaży).
Wszelkie pytania lub wątpliwości dotyczące wykorzystania albo ujawniania Danych osobowych należy kierować do SYSINFO, pisząc na adres biuro@sysinfo.pl
Bezpieczeństwo
SYSINFO stosuje odpowiednie mechanizmy zabezpieczające informacje o osobach przed nieautoryzowanym dostępem, nieuprawnionymi zmianami, ujawnieniem lub zniszczeniem. Dostęp do Danych osobowych jest ograniczony do określonej grupy pracowników wymagających takiego dostępu w celu wykonywania obowiązków służbowych oraz opracowywania lub ulepszania produktów, usług i stron internetowych. Nasze serwery posiadają odpowiednie zabezpieczenia oraz znajdują się w lokalizacjach zapewniających odpowiedni poziom zabezpieczeń fizycznych.
Uczciwość
Użytkownicy naszych systemów mogą przeglądać, zmieniać lub usuwać wprowadzone informacje, o ile nie narusza to integralności transakcji i/lub jest zgodne ze stanem faktycznym. Naszym celem jest zapewnienie jak największej adekwatności przetwarzanych danych.
Prawa osoby której dotyczą
Osoba, której dane dotyczą ma również poniższe prawa dotyczące swoich Danych osobowych:
Prawo dostępu
Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od SYSINFO potwierdzenia, czy jej Dane osobowe przetwarzane są przez administratora, a jeśli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich. SYSINFO dostarczy na żądanie kopię Danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zostaniemy poproszeni, SYSINFO może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych.
Prawo do sprostowania
Osoba, której dane dotyczą ma prawo do sprostowania Danych osobowych, które jej dotyczą, a które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, osoba ta ma prawo żądania uzupełnienia niekompletnych Danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia.
Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”)
Osoba, której dane dotyczą ma prawo żądania, jeśli zachodzą okoliczności przewidziane prawem, do niezwłocznego usunięcia jej Danych osobowych, a SYSINFO ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć takie Dane osobowe. Przez okoliczności przewidziane prawem rozumie się w szczególności: konieczność przetwarzania zapisów związanych z prawem podatkowym i przepisami o rachunkowości, konieczność przetwarzania danych niezbędnych do ochrony przed roszczeniami (np. wykonanych dostaw, zakupów) czy też konieczność przetwarzania danych w związku z innymi zobowiązaniami prawnymi.
Prawo do ograniczenia przetwarzania
Osoba, której dane dotyczą może wskazać Dane, których przetwarzanie ma zostać ograniczone tylko i wyłącznie do określonych, zawężonych celów.
Prawo do przenoszenia danych
Pod pewnymi warunkami osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego jej Dane osobowe, które zostały dostarczone SYSINFO oraz osoba ta ma prawo przesłać te Dane osobowe innemu podmiotowi bez przeszkód ze strony SYSINFO.
Prawo do sprzeciwu
W określonych okolicznościach osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania jej Danych osobowych, a na SYSINFO ciąży obowiązek zaprzestania przetwarzania takich Danych osobowych.
Zmiany Polityki Prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana przez zamieszczanie jej nowej wersji na naszej stronie internetowej. Zachęcamy do regularnego odwiedzania strony internetowej, co pozwoli uzyskać informacje dotyczące ewentualnych zmian w zakresie niniejszej polityki prywatności. W przypadku sprzeciwu dotyczącego zmiany postanowień Polityki prywatności, zastrzeżenia należy przekazać w formie pisemnej, kontaktując się z nami.